Pilotgruppe
Die Pilotgruppe, auch Planungsgruppe genannt, ist ein Gremium, in dem die eigentliche Veranstaltung vor- und nachbereitet wird. Sie dient mir als Berater, um mich „ortskundig“ zu machen und setzt sich zusammen aus den Moderatoren und einem repräsentativen Teilnehmer Querschnitt der späteren Großkonferenz. Wichtig ist, dass Vertreter möglichst vieler Interessensgruppen und unterschiedlicher Perspektiven, bezogen auf das Thema der Veranstaltung, in die Vorbereitung einbezogen werden.
Zentrale Fragestellungen der Vorbereitung sind:
- Was genau ist eigentlich das Problem, für das eine Lösung erarbeitet werden soll?
- Wie lauten die Kernthemen, die auf jeden Fall bearbeitet werden müssen?
- Worüber muss gesprochen werden, wenn der Prozess erfolgreich abgeschlossen werden soll?
- Welche Meinungen, Haltungen, Perspektiven und Interessen müssen berücksichtigt werden?
- Welche Vorgehensweisen und Methoden eignen sich für diese spezielle Organisation (nicht)?
- Welche organisatorischen Vorkehrungen (Raum, Verpflegung, Technik, Einladungen, Dokumentation…) müssen getroffen werden?
- Wie und durch wen erfolgt die Sicherung der (Zwischen-)Ergebnisse?
Die Pilotgruppe fungiert darüber hinaus als „Rat der Weisen“ wenn es um kulturspezifische Fragen, um Feedback an die Moderatoren während der Veranstaltung oder um Korrektur der „Marschrichtung“ geht.
Je nach Größe des Kundensystems und Komplexität der Aufgabe kann der zeitliche Umfang der Pilotgruppe 4 Stunden bis 2 Tage umfassen.
